7 + 1 pilířů spolupráce s Ekonomem pro lidi

V jednom z předchozích článků jsem mluvila o konzultacích zdarma, které na našem webu nabízíme. Co od nich čekat, jak probíhají, o čem obvykle jsou. Teď se pojďme podívat na to, co následuje v případě, že se rozhodnete s námi pokračovat dál. A abych mohla vše uvádět co nejvíce srozumitelně, ideálně na příkladech, pojďme se bavit o nejčastějším způsobu spolupráce – o tom, že se na základě konzultace rozhodnete převést své účetnictví k nám.

Komunikace

Mail je běžným základním prostředkem. Účetní si maily vyřizuje postupně, hezky si vše projde, a díky tomu je plně soustředěná na práci na vašem účetnictví. Pokud tedy věc nehoří a stačí vám reakce do jednoho až dvou pracovních dnů, klidně použijte e-mail. A reakcí myslím to, že obvykle věc stihneme vyřešit – sestavit žádost na finanční úřad, odpověď datovkou, ověřit správnost, vystavit potvrzení o příjmech, nebo prostě jen projít to, co vás zrovna trápí a vše vám vysvětlit, navrhnout řešení.

Pokud něco „hoří“, volejte. Naši klienti disponují vždy minimálně dvěma kontakty – na mě, Ivu Strachotovou, jednatelku společnosti, a pak do kanceláře, kde sedí jednotlivé účetní. Záleží na konkrétním nastavení komunikace. Běžné dotazy na netypické doklady, aktuální výsledky, nebo získání kopie staré smlouvy z archivu jsou otázky, které s vámi bez problémů vyřídí vaše účetní. Otázky na velké investice, změny v podnikání, daňové optimalizace, nebo nestandardní obchodní situace stejně skončí u mě, a tak je lepší volat rovnou mě.

Osobní setkání je v mnoha případech vítaným způsobem probrat důležitá rozhodnutí či citlivé otázky vašeho podnikání. Buď si vybereme nějakou příjemnou a dobře dostupnou kavárnu v Praze, nebo můžeme využít zázemí našich kanceláří v Praskačce u Hradce Králové, kde se reálně všechna ta „kouzla“ odehrávají. Počítejte ale s tím, že osobní schůzky je třeba plánovat dopředu. Není možné se jen tak stavit, když „jdete kolem“.

Také je dobré zmínit omezení. Pracovní doba není úplně pevná, ale zpravidla nás zastihnete v čase od 8 hodin ráno do 15 hodin odpoledne. Pokud voláte později, může se stát, že už nestihneme zareagovat. Naši klienti časy mimo pracovní dobu nezneužívají. Díky tomu víme, že pokud voláte o víkendu nebo večer, opravdu se něco děje a snažím se vám telefon vzít a danou věc řešit ihned.

Cena

Jsme účetní, takže chápeme, že peníze jsou důležité. Problém je v tom, že na dotaz na cenu u nás neexistuje jednoduchá odpověď. Nepoužíváme paušály. Nemáme jednotnou cenu „do 50 dokladů za 5.000,- Kč“ nebo „51-150 dokladů za 15.000,- Kč“. Co když budete mít právě těch 51 dokladů? To opravdu budete někomu platit o deset tisíc navíc, protože jste přesáhli limit? Paušály nejsou nikdy spravedlivé. Obvykle jsou nastaveny tak, aby byla pokryta horní hranice a klient tak prakticky vždy přeplácí. Ostatně při 5 dokladech a 5 řádcích na bankovním výpisu – chcete stále platit oněch pět tisíc? Určitě ne!

My fakturujeme jen za práci, kterou skutečně odvedeme. Na konci období (obvykle měsíce, po odevzdání DPH) spočítáme doklady, výkazy, případně další práci (statistika, podklady pro banku) a to klientovi naúčtujeme v souladu se smlouvou. Začínáte? Nevadí… nebudeme vás dusit vysokou cenou a dokud nebudete plátci DPH, klidně můžeme účtovat jednou za půl roku. Máte sezónní podnikání? Nevadí – mimo sezónu nebudete mít s účetnictvím prakticky žádné náklady. Naopak, když rostete, máte hodně dokladů a vašemu podnikání se daří, vyšší cena za účetnictví bude váš růst kopírovat.

Co to znamená v číslech? Kontaktujte nás, vytvoříme vám nabídku. O ceně rozhodují i další věci jako například využití exportních formátů, stejnorodost dokladů, nebo naopak jejich náročnost. Jinou práci máme s importovaným souborem z e-shopu a jinou například s přijatými fakturami z Číny, které podléhají proclení.

Frekvence a způsob předávání podkladů, schůzky

Ideální je pravidelnost. Jednou za měsíc si doklady vyzvedneme osobně, nebo nám je nahrajete na vámi zvolené uložiště (Google Drive, Dropbox, vámi provozované FTP, nebo obyčejný ZIP soubor do mailu). Způsob předání nemá vliv na výslednou cenu účetnictví.

Osobní schůzky jsou tu stejně jako možnost si zatelefonovat, kdykoliv to vy potřebujete. Kvalitní obchodní vztah může stát výhradně na kvalitní komunikaci a my to rozhodně nepodceňujeme.

Přístupy, systémová řešení, data

Součástí spolupráce je, pokud možno, zjednodušit si práci. Rády využíváme automatizovaná řešení, importní soubory a další moderní nástroje. Nejsme však žádní digitalizační fanatikové a rozhodně vás nebudeme tlačit do drahých vytěžovacích programů za každou cenu. Přistupujeme k tomu zcela racionálně a klientovi navrhujeme jen ta řešení, která jsou osvědčená, funkční a hlavně – dávají smysl i po ekonomické stránce.

Máte e-shop, banku nebo fakturační systém umožňující propojení s účetním programem? Vytvořte nám přístup, my si vše stáhneme samy. Tak jednoduché to je. Naším cílem je dostat se co nejkratší cestou ke kompletním účetním dokladům. Pokud existuje cesta, která vás nezatíží, a nám umožní mít vše hned, jdeme do toho!

Datová schránka a zastupování při jednání s úřady

Přibližně 80 % toho, co do datovky chodí, jsme schopny řádně vyřešit bez vaší součinnosti. Vy jen dostanete informaci o výsledku. Nikdy ale nesmíte nikomu dát svá vlastní přístupová práva! Pro správu datové schránky je třeba vytvořit speciální přístup pro „oprávněnou osobu“. Máme pak vlastní přístupová hesla, datovou schránku nastavíme, spravujeme a archivujeme veškerou komunikaci.

Obecné podmínky spolupráce

Jsme účetní firma, která to myslí vážně. Proto u nás počítejte se smlouvou o spolupráci a smlouvou o zpracování osobních údajů (GDPR). Jsme pojištěné, jsme členy Svazu účetních. Máme zázemí kanceláří, kde máme také dostatečné prostory k archivaci a skladování dokladů. Spolupracujeme s daňovou poradkyní. A abychom na nic nezapomněly, používáme vlastní software organizace práce EPL Brain.

Předávka po ukončení spolupráce

Ukončení spolupráce je běžnou součástí obchodování. Nevnímejte ho nijak negativně. Požadavky a potřeby firem se v průběhu času mění, mění se i osobní přístup. Obě strany mohou v průběhu spolupráce pochybit, může být narušena vzájemná, a tolik potřebná důvěra, nebo je už vaše podnikání prostě tak rozsáhlé, že je efektivnější vám doporučit vlastní interní účetní. Důležité je, aby předání proběhlo hladce.

Z naší strany můžeme garantovat:

• Předávku fyzickou (šanony, sestavy, podklady – vše setříděné, označené a přehledné)
• Předávku elektronickou (archiv datových zpráv, elektronická podání, registrace, záloha zpracovaných dokladů apod.)
• Předání zálohy dat pro Money S3

Při předání dojde ke kontrole podkladů a podepíšeme předávací protokol.

To „něco navíc“, proč s námi opravdu chcete spolupracovat

Naše práce nás opravdu baví. Věřte, že vy tento „drobný“ rozdíl opravdu poznáte – na komunikaci, přístupu, ochotě se učit a hledat řešení. Nejsme velká korporátní firma, stará se o vás konkrétní účetní a ta není přetížená k padnutí. Vaše účetní se o vás stará, přemýšlí o tom, co dělá a po nějaké době už ví, na co si dát pozor, na jaké podklady zapomínáte, vidí a aktivně řeší divné výpadky, výkyvy a nestandardní věci. Dlouhodobá spolupráce zkrátka přináší další benefity.

Mou osobní rolí je být vaším partnerem pro podnikání. Ne zřídka mi klienti volají, když potřebují své podnikání probrat, zvážit novou situaci. V žádném případě nejsem školený mentor, ale konzultační činnost, kterou poskytujeme, vám pomůže se posouvat dál.

Jedním z nástrojů, které při konzultacích využívám, je propojování klientů. Pokud mám mezi klienty grafika, markeťáka, nebo klidně autoservis, hospodu… nevidím důvod, proč je nedoporučit někomu, komu podobná služba aktuálně schází. Pokud někdo bojuje s propagací, doporučím jiného klienta, který ji umí. Pokud někde vidím nesmyslně vysoké faktury za servisní práce, doporučím „náš“ servis.

Moc důležité je pochopit, že pokud vyděláváte a vaše podnikání nabírá na obrátkách, máte víc dokladů, víc zaměstnanců… a více práce pro nás. Proto vás budeme podporovat a snažit se o váš růst.

Shrnutí spolupráce po prvotní konzultaci zdarma

Během konzultace identifikujeme, kde vás „tlačí bota“. Pokud se rozhodnete s námi dál pokračovat, nastavíme spolupráci na míru vašim potřebám. Můžeme vést účetnictví, připravovat reporty, nebo poskytovat pravidelné konzultace výsledků vašeho podnikání. Je na vás, které služby využijete, nebo jak často je budete využívat.

Vždy získáte spolupráci založenou na férovém jednání a přímé komunikaci.

Líbí se vám naše články? Sledujte nás na našem Instagramu, Facebooku nebo LinkedIn.
Chcete se zeptat? Napište nám přes kontaktní formulář, nebo položte svůj dotaz do naší poradny pro podnikatele.