(Nejen) finanční plánování

Nadpis by úspěšně vyděsil (a následně odradil od čtení) i mě, takže si pojďme narovinu říci, že se nebudeme bavit o žádném ultra-profi plánování, ale o způsobu, jak uvažovat dlouhodobě. Samozřejmě se pokusím nastínit, kudy mohou vést vaše první krůčky, ale hlavním cílem tohoto článku je, abyste si vy sami vzali papír (otevřeli Excel), a zkusili si nějaké další období naplánovat. Nad konkrétními čísly je totiž jednodušší začít přemýšlet o rozvoji či zachování vašeho podnikání.

Vznik potřeby plánovat

U malých nevýrobních podniků, nebo u živnostníků, obvykle nějaké velké plány nenajdete. Nakoupit levně, s marží prodat, a až budou zase peníze, vše zopakovat. Nabízet služby, dokud je kapacita a doufat, že člověk vydělá na nájem i nějakou tu zábavu. Drobní podnikatelé prostě drží své podnikání v hlavě a vše si umí snadno spočítat.

Proto se plánovat (rozuměj počítat do budoucna) začne až v těchto situacích:

• Nestabilita, výkyvy, vícenáklady a stres
• Půjčka, investice
• Jízda na mrtvém koni

Nestabilita a nejistota je asi nejčastější důvod stresu podnikatelů. Neví, zda budou mít na splátky, na výplaty, nebo zda se povede zakázka. V této nejistotě žije většina z nás, ale lze ji minimalizovat. Je to jako s čímkoliv jiným. Identifikujte příčinu a zkuste ji změnit. Plán vám pomůže definovat cenu a časový rámec. Rozhodnutí je pak na vás. A věřte, že rozhodnout se včas vám může ušetřit nemalé peníze a spoustu probdělých nocí.

Obdobně je normální, že chcete podnikání rozšířit, nebo zachránit. Je jedno, zda jsme během covidového období hledaly cesty, jak získat provozní prostředky, nebo teď s klienty plánujeme, kolik je bude stát další pobočka. Podstatné je vědět, zda nám půjčka nezlomí vaz a budeme schopni splácet. Naplánování růstu vám může pomoci zjistit, zda a jak rychle se vám investice vrátí.

Co je také dobré připomenout je fakt, že nejhorší v podnikání a řízení obchodů, je snaha jezdit na mrtvém koni. Pokud vaše podnikání nedává smysl a tvrdá čísla nevychází, půjčky to nezlepší. Spíše naopak. Je jedno, jak velkou reklamu na mrtvého koně uděláte, zda bude mít novou stáj, vyměníte veterináře a napícháte ho všelijakým dopingem. Mrtvý kůň prostě závod nikdy nedoběhne.

Plán cesty začíná u cíle

Plán si představte jako plán cesty. Dobré je začít od konce a zkusit si představit nějaký ideální stav vašeho podnikání v cílové rovince. „Namalujte“ si svou vlastní ideální verzi vašeho podnikání. Ne teď, ne za rok. Ale tak nějak v obecné rovině modelujte stav, který by vám nevadil dalších 30 let.

Ve své ideální představě si zvolte, kolik hodin denně pracujete, a kdo dělá práci, kvůli které teď nestíháte. Pomůže vám nové vybavení, software, aplikace, nebo 10 zaměstnanců? Chcete mít pobočky po celém světě, nebo chcete 6 hodin slušné práce, která pokryje hypotéku a kroužky pro vaše děti? Je jedno, kam směřujete. Dokonce i v případě, že jste spokojení, je dobré se ujistit, že tento stav spokojenosti není ohrožen.

Máte představu? Sepište ji v číslech a víte, kde je váš cíl. Teď už stačí jen uvědomit si, kde právě stojíte a v jakých podmínkách vaše cesta začíná.

Tabulka je kamarád

Rozdělte si tabulku na mínusy (náklady, výdaje), plusy (výnosy, příjmy, obraty…) a zjednodušený výsledek (zisk, ztrátu). Všechny údaje potřebují také nějaký časový rámec. Doporučuji začít třeba s několika měsíci, nebo ideálně s jedním kalendářním rokem. Kalendářní rok je fajn kvůli daním, které vám mohou významně zahýbat s čistým výsledkem – zejména pokud plánujete investovat do dlouhodobého majetku. Zapište si mzdové náklady, nájmy, pojistky, licence, služby účetní nebo právníka, marketing, nákup zboží a materiálu, energie… Klidně si vezměte na pomoc svou účetní. Jednoduše od ní získáte seznam klientů, můžete se podívat na obraty v jednotlivých měsících, a to vše zase přidat do naší tabulky.

Tuto základní tabulku rozšiřujte tak, jak chcete rozšiřovat nebo stabilizovat své podnikání. Jako příklad si představte, že chcete nové, větší prostory. Skvěle. Vyšší nájem, náklady na stěhování, úpravu vybavení. Šup s nimi do tabulky. A když máte větší dílnu, vezmete další lidi? Čas na pohovory, náklady na mzdu. Máte pro toho člověka vybavení, nářadí, počítač, licence? Možná potřebujete výkonnější stroj, nebo větší kapacitu datového serveru? Teď skutečně vidíte, kolik bude stát položka „větší dílna“ a můžete začít řešit, kde na to vezmete. Tabulka s pár jednoduchými vzorečky vám pomůže jasně vidět důsledky každé změny.

Zaznamenejte zakázky, které aktuálně máte nasmlouvané, zkuste odhadnout jejich objem v budoucnu. Promítněte výsledky plánované reklamy, spolupráce nebo třeba jen to, že budete mít větší kapacitu a zvládnete více klientů odbavit v lepších termínech. Doplňte si možnosti získání dalších zakázek a pracujte s tím, jak rychle přinesou peníze.

Základní úvahou je zjistit, na které straně vám něco chybí a kolik to něco bude stát. Chybí klienti, chybí lidi, chybí stroje, chybí prostor, chybí materiál? Plánujte a zjistěte to.

Pár důležitých tipů pro tvorbu dobrého plánu

Neberte dělo na vrabce. Běžné provozní plánování by mělo rozsahem a časovou náročností kopírovat rozsah vašeho byznysu. Není potřeba mít super podrobné detailní plány na 20 let dopředu. Nejste korporát ani výrobní fabrika.

Nepočítejte deseťáky. Nemá smysl se zabývat přesností výpočtů či údajů na stokoruny, pokud jsou vaše obraty v řádech statisíců. Nejmenší peníze, které vás zajímají jsou v řádech procent obratu za dané období. Máte 100 tis měsíčně? Pak plánujte na tisícovky. Máte milion měsíčně, klidně zaokrouhlete víc.

Dovolím si konkrétní příklad z praxe v jedné PR agentuře. Tam jsem v rámci konzultací pomáhala stanovit nový a co nejvíce spravedlivý systém odměňování. Měl reflektovat míru vlivu na projekt v rámci pozic, odpracovaných hodin, objemu projektu, čistý zisk. Zisk měl být nejdříve dělen podle pozice (account, project, copy…), dále násoben různými koeficienty podle výkazů práce. Výsledek byl, že data pro takhle podrobný výpočet by zabrala něco jako 10 hodin měsíčně. Při mzdových nákladech na osobu, která by data připravovala by takový systém v nákladu stál nesmysl a hlavně. Na pár projektech, na které jsme výpočet aplikovali, jsem dokázala, že odchylka oproti holému procentnímu bodu přidělenému do odměn z hrubé hodnoty nasmlouvané zakázky byla řádově desetiny procent. Používat takový systém bylo zcela neefektivní.

Plánování tu není od toho, aby vám vše sedělo na korunu. Od toho máte účetní. Plán jsou hrubé odhady, které vám mají pomoci se rozhodnout, jak dál.

Zvolte si optimistickou a pesimistickou verzi plánu. Vyjde to i v případě, že bude malý zájem? A naopak, zvládnu i velký růst? Na této části, věřím, není nic nesrozumitelného. Jen nezapomeňte, zda nejste od přírody optimista, který přehání. U plánování to není dobrá vlastnost. Pesimisté mají výhodu. Hůř, než to naplánují oni, to prostě dopadnout nemůže. Přikláním se tedy ke strategii jít spíše cestou plánování pesimistického. Když s tím nejhorším počítáte, budete připraveni a nemůžete prohrát.

S tím souvisí plánování rezerv. Opravdu je důležité tvořit a držet rezervu. Vyhraďte si řádek ve své tabulce „pro strýčka příhodu“ a budete vědět, že i kdyby vás přeci jen něco překvapilo, máte z čeho brát. Rezervou ale nejsou jen peněžní prostředky. Mějte dostatečný výkon serverů, dostatečnou kapacitu, včas plánujte nákup vybavení nebo shánění větších prostor. Nedostatek výrobních prostředků nebo selhání techniky z kapacitních důvodů vám může snadno „zlomit vaz“.

Nebojte se odhadů. Nikdo neví, jaké budou ceny za 2 roky, nebo kam se hne který trh. Ale jste odborníky ve svém oboru a váš odhad je kvalifikovaný. Jak už jsme si řekli, není potřeba nějakých přesných čísel a pokud si nejste jisti, prostě zvětšíte rezervu. Odhad, i kdyby špatný, je vždy lepší, než na nějakou položku zapomenout a nepracovat s ní vůbec.

Používejte barvičky. Zelené je to, co víte, znáte, je to stabilní, máte na to smlouvu. Oranžová, žlutá, modrá – používejte barvy, které vás upozorní na možnosti, na rizika. Vizuální stránka plánování vám bude pomáhat a přináší uspokojení. Každé další zelené pole, řádek, sloupec vám udělá radost.

Odměňujte se. Za dokončené milníky nebo během těžkých úseků vašeho podnikání nezapomínejte na sebe a své lidi. Dobrý byznys bez dobrých lidí nepostavíte. Počítejte s odměnami a drobnými radostmi. Ve svém plánu si nechte peníze a čas na drobné i větší radosti. Někomu udělá radost nové BMW, jiným udělá radost volné odpoledne, nebo třeba zákusky z vyhlášené cukrárny.

A poslední velmi důležitá rada. Nezapomínejte na to, že papír snese ledasco. Lidé, kteří někdy pracovali ve větší firmě ví, o čem mluvím, když řeknu, že plánování „od stolu“ je to nejhorší, co může zaměstnance potkat. Zamyslete se při plánování nad tím, zda ta čísla nejsou nesmysl. Vážně. Vraťte se ke kořenům svého podnikání. Nezapomínejte na počasí, nemoci, kopr, dopravní špičky a pokud to pomůže, tak ani na úplňky a cyklus vaší sekretářky. Realita všedního dne je daleko zábavnější než tabulky.

Proč to chci doopravdy dělat?

Celé podnikání je o schopnosti využít příležitost a překonávat překážky, přizpůsobit se okolnostem. Poradit si se změnami. Zavádět nové technologie, nezaspat dobu. Je vlastně úplně jedno, které ustálené spojení k popisu toho, co děláme, používáme. Plánování zabere čas a v danou chvíli vám možná i přidělá vrásky. Ale umožní vám připravit se a zareagovat včas na aktuální dění.

Líbí se vám naše články? Sledujte nás na našem Instagramu, Facebooku nebo LinkedIn.
Chcete se zeptat? Napište nám přes kontaktní formulář, nebo položte svůj dotaz do naší poradny pro podnikatele.