Rady a tipy k datové schránce

Ze zákona musí mít datovou schránku všechny právnické osoby a podnikající fyzické osoby zapsané v registru osob (OSVČ, právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku, SVJ, spolky, OPS,…), advokáti, daňoví poradci, insolvenční správci, statutární auditoři, soudní znalci, předkladatelé a tlumočníci a orgány veřejné moci. Bohužel, využívat datovou schránku správně a naplno je věc, se kterou stále mnoho podnikatelů bojuje. Pojďme se tedy podívat, o čem vlastně datovka je, a co s ní.

Zřízení/obnovení datové schránky

Všem, kdo mají datovou schránku ze zákona, je zřízena automaticky. Pro všechny ostatní je zřízení zcela ZDARMA a provedete ho na kterékoliv pobočce České pošty s rozšířenou pravomocí (tzn. Czechpoint). S sebou si vezměte občanský průkaz. V případě obnovení přístupových údajů nezapomeňte také znát IČ subjektu, kterému datovka náleží.

Na poště počítejte s 5-10 minutami na vyřízení. Pro aktivaci datové schránky obdržíte velmi podrobný návod přímo v dokumentech od České pošty, a proto zde nebudu aktivaci blíže popisovat. Čemu se chci naopak věnovat je základní nastavení datové schránky a funkcí, které vám její užívání zpříjemní.

Přihlášení

Pro přihlášení do datové schránky použijte adresu: www.mojedatovaschranka.cz

Při přihlašování si dejte pozor asi jen na jednu věc. Vaše Uživatelské jméno má 6 symbolů a jde o kombinaci malých písmen a číslic. Uživatelské jméno není to samé jako ID datové schránky. ID schránky je jakási „adresa“ a má 7 symbolů. Velmi často dochází k záměně, ale zatímco ID je veřejný údaj, přihlašovací jméno je už součástí zabezpečení datové schránky. Nikdy ho nesdělujte.

Základní orientace

Přijaté zprávy

Po přihlášení do datové schránky jste na hlavní stránce. Ihned vidíte seznam přijatých zpráv. Pokud je zpráva tučně, ještě jste ji vy, ani nikdo jiný s přístupem do vaší datové schránky, nepřečetli. Pozor na to, že ačkoliv si zprávu nepřečtete, samotným přihlášením do datové schránky je považována za doručenou.

Lhůty obsažené například ve výzvách od úřadů, které běží počínaje dnem doručení, běží od přihlášení do datové schránky, nikoliv od otevření a skutečného přečtení obsahu datové zprávy. Pokud jste tedy například na zahraniční dovolené, a nejste si jisti stabilitou připojení, je lepší se vůbec do datové schránky nepřihlašovat.

Své už o tom ví podnikatel, který se sice zvládl v rámci „podnikání z pláže“ přihlásit, ale už nezvládl zprávu z datové schránky stáhnout. K jeho účetní se tedy výzva od finančního úřadu ke kontrolnímu hlášení dostala až několik dnů po návratu ze zahraničí, samozřejmě dlouho po tom, co uběhla řádná lhůta.

Pozor si dejte také na to, že přečtené zprávy se po 3 měsících automaticky smažou. Doporučuji jejich zálohování (obdobně jako ukládání doručenek, viz. dále v textu).

V horní části obrazovky je zobrazeno hlavní menu. To, ve které části stránek se nacházíte je zobrazeno bílým zvýrazněním nad položkou menu. V našem případě jsme v sekci „Datová schránka“.

Vybrat si můžete ze čtyř možností:

• Datová schránka
• Datový trezor
• Otevřít .ZFO
• Nastavení

Na horní menu navazuje svislé menu v levé části stránky, které se může ještě rozšířit o jednu úroveň. To je dobře vidět v „Nastavení“.

Nastavení

Když zvolíte v horním menu Nastavení, je vidět, že zvýraznění bílou linkou se přesune. Změní se i levé menu a nově vidíte i jakési pod-menu. Jsme tedy v Nastavení, a dále Možnostech přihlášení.

Heslo

V základním nastavení datové schránky je určena omezená platnost přístupového hesla na 90 dnů. Dejte si pozor na to, že pokud toto nastavení nezměníte, můžete snadno o přístup k datové schránce přijít. Obnovení údajů možné je, ale opět se pak nevyhnete osobní návštěvě České pošty. Pokud jste ten typ lidí, kteří zapomínají, a nechtějí si každé 3 měsíce zapamatovat nové heslo, určitě zvolte neomezenou platnost hesla.

Notifikace

V Nastavení je také velmi důležité nastavit si vhodný způsob zasílání notifikací, tedy upozornění na novou příchozí zprávu. Jak již bylo výše zmíněno, včasné vyzvednutí a reakce na zprávu z datové schránky může být klíčová. Nezapomeňte, že do datové schránky vám chodí také například pokuty z dopravního magistrátu na auta registrovaná na vaše IČ, informace o exekucích vašich zaměstnanců, výzvy od finančního úřadu, České správy sociálního zabezpečení a zdravotních pojišťoven.

Při zadání notifikace e-mailem si dejte pozor na zadání ověřovacího kódu. Nestačí jen zadat vaši e-mailovou adresu, musíte jít do mailu, zkopírovat ověřovací kód (čtyřmístné číslo) a až poté bude notifikace plně funkční.

Příjem komerčních zpráv

Pod názvem Placené poštovní zprávy se skrývá možnost se rozhodnout, zda chcete přijímat zprávy i od jiných subjektů, než jsou instituce státní správy. Jde v podstatě o klasické „dopisy“, ale se všemi výhodami zaslání datovou schránkou. V případě zasílání dokumentů jako například smlouvy, výpovědi, nebo oznámení, ze kterých plynou právní důsledky, je dobré mít důkaz o doručení konkrétní zprávy.

Při odesílání Poštovních datových zpráv je nejdříve nutné si nabýt kredit.

Odesílání zpráv a doručenky

Samotné odeslání zprávy je velmi jednoduché. Vrátíte se do hlavního menu a použijete oranžovou volbu „napsat zprávu“.

Při prvním použití musíte zadat přímo ID schránky, kam chcete zprávu odeslat, nebo použít našeptávač. Pozor na to, že našeptávač neumí pracovat s částmi slov. Musíte tedy napsat „Všeobecná zdravotní“ a počkat na vyhledání celého názvu VZP, nestačí začít psát „Všeobec“ a čekat na vyhledání. Při dalším přihlášení se vám zobrazí naposledy použité datové schránky a už budete jen vybírat ze svého seznamu (jak je vidět na náhledu z naší datové schránky).

V dalším kroku vyplníte předmět zprávy, následně můžete dobrovolně uvést další údaje (při jednání s Finančním úřadem, Exekutorem nebo Policií doporučuji využívat jejich číslo jednací). V dalším kroku nahrajete příslušnou zprávu a odešlete.

Datovou schránkou by nikdy neměly odcházet dokumenty v tzn. otevřených formátech (typicky soubory z wordu či excelu). Doporučuji všechny podklady, formuláře a dokumenty ukládat v nepřepisovatelném formátu PDF. Daňová přiznání a předepsané formuláře se pak odesílají pouze a výhradně v datovém formátu .XML.

Po odeslání zprávy doporučuji využít možnost uložení doručenek do externího datového úložiště nebo hrazenou službu České pošty Datový trezor. Ale externí datové úložiště většina podnikatelů tak jako tak využívá a nevidím důvod hradit cokoliv navíc. Jak na doručenky?

Po odeslání zprávy přejděte v hlavním svislém levém menu do „Odeslané zprávy“ a rozklikněte příslušnou zprávu. Zobrazí se její detail. Vidíte předmět, datum a čas doručení, ID zprávy i přílohy. V pravém dolním rohu jsou volby „Stáhnout zprávu (ZFO)“ a „Vytisknout“. Použijte obě možnosti a vždy stahujte jak ZFO zprávu, tak i PDF verzi doručenky. ZFO je speciální datový formát, který zpětně umožňuje zobrazit (otevřít) i přílohy zprávy. Pro prokázání podání je ZFO nezbytné.

Zřízení přístupu třetí osobě (např. účetní)

Velkou výhodou a funkcí, která je z naší zkušenosti málo využívaná, je zřízení přístupu pro pověřenou osobu. Namísto odevzdávání formulářů plné moci na Finanční a další úřady, instituce, zdravotní pojišťovny… je možné vytvořit pověřenou osobu, které přidělíte konkrétní práva.

Takový přístup je vhodný i pro práci účetní, která přes svůj přístup k vaší datové schránce může odesílat daňová přiznání, přehledy za zaměstnance, ale i komunikovat s finanční správou a dalšími institucemi. Oproti formuláři plné moci, který nutné odevzdat na každý úřad samostatně, přístup zřizujete jednou. A stejně tak ho na jednom místě, on-line, velmi snadno (doslova na pár kliknutí) také zrušíte.

Pro zadání nového uživatele jděte přes horní menu (vpravo nahoře) do sekce Nastavení. V levém svislém menu zvolte „Uživatelé“ a pod-menu „Nový uživatel“. K zadání nového uživatele budete potřebovat celé jméno, datum narození, adresu trvalého bydliště a případně i korespondenční adresu pro doručení přístupových údajů. Přístupové údaje budou doručeny vždy do 10 pracovních dnů, ze zkušenosti obvykle během 3-4 pracovních dnů, formou doporučeného psaní, které obsahuje přístupy i návod k jejich použití.

Jak jsem již zmínila, pro každou oprávněnou osobu je možné individuálně nastavit přístupová práva. Nezapomeňte dobře zvážit, zda a komu přístup předáváte, a v jakém rozsahu.

Aniž bych chtěla podnikatele jakkoliv strašit, na tomto místě bohužel musím zmínit ještě jeden zásadní důvod, proč předat oprávněné osobě přístup do datové schránky. Tímto důvodem je zranění, nedej Bože smrt podnikatele.

V případě, že se vám cokoliv stane, je třeba zajistit chod vaší firmy a vašeho podnikání. Odeslat daňové přiznání, zasílat přehledy za zaměstnance a činit další neodkladné úkony. Nic z toho správce pozůstalosti (přidělený notář) dělat nebude. Bohužel, většina notářů vůbec nechápe, jak velké škody na majetku společnosti mohou vzniknout nedodržením zákonných postupů (elektronické komunikace a součinnosti s úřady). Naopak, naše zkušenosti jsou spíše takové, že majetková újma způsobená na majetku, který je po dobu dědického řízení v jejich správě, je vůbec nezajímá. Zvolte důvěryhodnou osobu, která bude schopna zajistit chod vaší společnosti z pohledu splnění zákonných povinností. Vaše rodina a blízcí se budou bát o vás, nepotřebují ještě bojovat s notářem a s úřady.

Závěrem

Datová schránka může být skvělým nástrojem, pokud je správně využívána. Ale v případě, že není dobře nastavena, může způsobit obrovské problémy. Doporučuji využívat neomezenou platnost hesla, notifikaci alespoň jednou z dostupných možností (e-mail nebo SMS), datovou schránku vždy vybírat a věnovat se řádně jejímu obsahu.

U společností velmi důrazně doporučuji mít stanovenu další oprávněnou osobu pro případ jakéhokoliv neplánovaného výpadku jednatele společnosti.

NIKDY NIKOMU NEDÁVEJTE VÁŠ VLASTNÍ OSOBNÍ PŘÍSTUP DO DATOVÉ SCHRÁNKY.

Doporučený zdroj:
https://www.datoveschranky.info/informacni-video#

Líbí se vám naše články? Sledujte nás na našem Instagramu, Facebooku nebo LinkedIn.
Chcete se zeptat? Napište nám přes kontaktní formulář, nebo položte svůj dotaz do naší poradny pro podnikatele.